Un gestionale su misura per un mobilificio
Come Labi Studio ha sostituito fogli Excel, carta e calendario tenuti allineati a mano con un unico strumento, costruito sui processi dell'azienda.
- Cliente
- Labi Studio, Bedizzole (BS)
- Settore
- Arredamento su misura
- Intervento
- Gestionale web su misura
- Utenti
- Titolare, arredatori, logistica
- Periodo
- Marzo – settembre 2026
- In produzione
- gestionale.labistudio.it
- Rapporto
- Manutenzione e aggiornamenti continuativi
Il cliente
Labi Studio è un mobilificio di Bedizzole, in provincia di Brescia. Vende arredi completi su misura, dalla cucina all'intero appartamento: gli arredatori progettano e ordinano alle fabbriche, la logistica riceve la merce e organizza consegne e montaggi a casa del cliente, in tutto il Nord Italia.
Il problema
Prima del gestionale l'azienda lavorava con fogli Excel, carta e Google Calendar, tenuti allineati a mano da persone diverse. Nel concreto:
- Le consegne si organizzavano a mano su un foglio Excel e sul calendario condiviso, senza alcun legame con i prodotti da consegnare, i documenti o i compensi dei montatori. Una consegna non segnata sul foglio semplicemente non esisteva, finché qualcuno non chiamava.
- Nessun collegamento tra il foglio delle consegne e Google Calendar: ogni data andava inserita due volte. Ogni spostamento pure.
- Ogni commessa viveva in una cartellina cartacea con contratti, disegni e conferme d'ordine. Se un cliente chiamava dopo due anni per un'assistenza, bisognava ritrovarla e sperare che fosse completa.
- Ordini alle fabbriche dimenticati per settimane, conferme d'ordine mai arrivate, merce in magazzino di cui l'arredatore non era informato.
- Provvigioni e rapportini dei montatori venivano calcolati a mano a fine mese, con ogni professionista seduto accanto al titolare. E ognuno vedeva le percentuali degli altri.
- Il confronto con l'anno precedente e la resa di ogni canale di vendita stavano in una tabella Excel tenuta dal titolare.
"C'è bisogno di una cartella virtuale, cosa che adesso ho in carta e non completo."
La soluzione
Abbiamo realizzato un gestionale web su misura: si apre dal browser, anche da tablet e telefono, senza installare nulla. Tre ruoli, amministrazione, arredatori e logistica, e ognuno vede solo ciò che gli serve: l'arredatore i propri clienti, la logistica nessuna cifra.
Non è un prodotto adattato. Il gestionale usa la terminologia dell'azienda, affidamento, definitivo, conferma d'ordine, distinta, rapportino, e riproduce i suoi documenti reali invece di imporne di nuovi.
Lo sviluppo è proceduto per moduli, da marzo a settembre 2026: prima clienti e commesse, poi definitivi e ordini, logistica, provvigioni e statistiche. Ogni modulo è stato rilasciato in produzione quando era pronto e messo subito in uso con dati reali. La consegna completa è avvenuta a settembre 2026. Da allora il gestionale è operativo ogni giorno, con manutenzione e aggiornamenti continuativi regolati da un canone annuale.
Commesse e documenti
Numerazione automatica per anno, come le fatture. Contratti, disegni, ordini e conferme in una cartella digitale per commessa, ricercabile per numero o per cognome del cliente.
Ordini e conferme d'ordine
Ogni prodotto del definitivo ha il suo ordine alla fabbrica, la conferma d'ordine e la settimana di arrivo. Un avviso automatico segnala i definitivi senza ordini e gli ordini senza conferma.
Consegne e Google Calendar
Una consegna si organizza in una riga sola: prodotti, squadra di montaggio, giornate. Ogni giornata diventa un evento sul calendario condiviso; spostandolo da Calendar, cambia anche nel gestionale. Le consegne da organizzare restano visibili finché non sono gestite.
Assistenze post-vendita
Un'anta rotta o un pezzo mancante restano collegati alla commessa originale, con foto, pezzi da riordinare e solleciti automatici se la pratica resta ferma.
Provvigioni e recap
Anticipo e conguaglio calcolati dai dati delle commesse, importi registrati e congelati, recap mensile stampabile per arredatori, consulenti e montatori. Ognuno vede solo le proprie righe.
Statistiche
Per ogni commessa consegnata: fatturato, costi e margine. Confronto con lo stesso periodo dell'anno precedente e resa di ogni canale. Al posto della tabella Excel.
Cosa cambia nel lavoro di tutti i giorni
- Organizzare una consegna è un'operazione sola, e l'evento su Calendar si crea in automatico.
- La doppia scrittura tra gestionale e calendario è stata eliminata.
- Ogni commessa ha la sua cartella digitale, completa e ricercabile anche a distanza di anni.
- I conteggi di fine mese sono stampabili e riservati: nessuno vede le percentuali degli altri.
- Il confronto anno su anno e i margini per commessa non passano più da Excel.
- Il team lo ha adottato dal primo giro di prova, gli arredatori anche da tablet e la logistica da telefono.
"Tutti hanno detto facile, intuitivo, veloce, rapido."
Come lavoriamo
Dialogo diretto col titolare
Brief periodici in azienda con il titolare e il responsabile della logistica, messaggi vocali e appunti in mezzo. Il titolare ha portato i suoi fogli reali, dalla distinta di consegna alla tabella Excel, e il gestionale è stato modellato su quelli.
Rilasci progressivi
Ogni modulo è andato in produzione appena pronto ed è stato provato con dati reali. Alcune scelte sono cambiate strada facendo, e il software ha seguito l'azienda, non il contrario.
Un unico interlocutore
Analisi, sviluppo, hosting, email, calendario e assistenza fanno capo a Gardable. Se qualcosa non va, il cliente sa a chi rivolgersi.
Stack: React Router v7 con rendering lato server, React 19, TypeScript, Tailwind CSS e shadcn/ui, PostgreSQL con query in SQL puro, file su Cloudflare R2, email con Resend, Google Calendar API, hosting su Fly.io in container Docker.