Prenotazioni delle lezioni di tiro senza telefonate
Come Trap Concaverde raccoglie le richieste di lezione di un pubblico internazionale in un unico punto e le assegna all'istruttore giusto, senza rinunciare al contatto umano.
- Cliente
- Trap Concaverde, Lonato del Garda (BS)
- Settore
- Impianto sportivo, tiro a volo
- Intervento
- Sistema di prenotazione lezioni
- Utenti
- Clienti in quattro lingue, 7 persone dello staff
- Periodo
- Aprile – giugno 2026
- In produzione
- dashboard.trapconcaverde.it
- Rapporto
- Canone annuale: hosting, backup, monitoraggio, assistenza
Il cliente
Trap Concaverde è uno dei principali centri di tiro a volo italiani, a Lonato del Garda. Ospita gare internazionali, tra cui la ISSF World Cup Shotgun 2026, e offre lezioni di Trap, Skeet e pistola a privati e gruppi, con una forte quota di clienti stranieri legati al turismo del lago. Lo staff è ridotto: tre istruttori, la segreteria e la direzione.
Il problema
Le lezioni si organizzavano a mano, da canali diversi e in lingue diverse. Nel concreto:
- Le richieste di lezione arrivavano per telefono, email e WhatsApp, in italiano, tedesco, inglese e francese, e andavano smistate a mano tra gli istruttori.
- Nessun punto unico dove vedere chi ha chiesto cosa, chi ha già risposto, quale istruttore è impegnato e quando.
- Ogni istruttore parla lingue diverse e insegna discipline diverse: abbinare la richiesta giusta alla persona giusta era un lavoro di memoria.
- Per assicurazione e tesseramento federale servono dati anagrafici completi, che per telefono o in chat si raccolgono a pezzi.
- Il centro non voleva un calendario che si prenota da solo: la decisione su data, ora e istruttore deve restare allo staff.
Il cliente esprime preferenze, lo staff decide.
La soluzione
Abbiamo realizzato un'unica applicazione web con due facce: un form pubblico di prenotazione per i clienti e una dashboard riservata allo staff, più le email automatiche che le collegano. Il flusso segue il modo in cui il centro lavora davvero: la richiesta entra in attesa, lo staff la conferma.
Lo sviluppo è proceduto a tappe da aprile a giugno 2026. La consegna è avvenuta a giugno 2026 e da allora il sistema è in produzione, usato ogni giorno da sette persone dello staff.
Il form pubblico
Quattro lingue
Il form è in italiano, tedesco, inglese e francese, e anche le email seguono la lingua scelta dal cliente. È raggiunto da un link sul sito del centro.
Preferenze, non slot
Il cliente indica giorni e fasce orarie in cui è disponibile, livello, disciplina, lingua della lezione e, se vuole, un istruttore. Non sceglie un orario: propone.
Istruttori compatibili
Le card degli istruttori, con foto e presentazione, mostrano solo chi parla la lingua e insegna la disciplina richieste.
Dati completi in un passaggio
Anagrafica, attrezzatura necessaria, porto d'armi, tesseramento e consenso privacy raccolti una volta sola, con controlli anti-spam.
La dashboard dello staff
Richieste in attesa
Ogni richiesta arriva in standby. Lo staff la conferma assegnando data, ora, durata e istruttore, la rifiuta o la salva come provvisoria sul calendario.
Calendario condiviso, anche da telefono
Vista settimanale sul computer e giornaliera sul telefono, un colore per istruttore, lezioni provvisorie tratteggiate, blocco delle ore per gare e manutenzione.
Prenotazioni manuali
Chi telefona o passa in segreteria viene inserito con lo stesso form, anche cliccando un'ora libera sul calendario.
Ruoli e discipline
Amministrazione, istruttore e segreteria vedono cose diverse. Trap, Skeet e Pistola si attivano o disattivano dalle impostazioni, senza sviluppo.
Le email automatiche
- Al cliente, nella sua lingua: ricezione della richiesta e conferma della lezione con l'invito a rispondere entro 48 ore.
- Allo staff: la richiesta va direttamente all'istruttore compatibile indicato dal cliente. Se non c'è, arriva a un'unica persona che smista, con un avviso ben visibile.
- Nessun automatismo verso il cliente oltre a questo: il contatto resta umano. Se dopo 48 ore dalla conferma il cliente non risponde, la richiesta decade da sola e libera il calendario.
Cosa cambia nel lavoro di tutti i giorni
- Un solo punto di ingresso per tutte le richieste, in quattro lingue, con dati completi e consenso datato.
- Ogni richiesta arriva alla persona giusta senza passaggi intermedi.
- Istruttori e segreteria consultano lo stesso calendario, dal computer o dal telefono.
- Gli orari confermati ma senza risposta non restano occupati a tempo indeterminato.
- Il centro non gestisce nulla lato server: aggiornamenti, backup e monitoraggio sono nel canone.
- Tre mesi dopo la consegna il centro ha richiesto un nuovo modulo sulla stessa dashboard, con lo stesso accesso.
Come lavoriamo
Dal brief alla produzione
Tre incontri in sei mesi, con la direzione e gli istruttori. Il primo per capire come lavorano, il secondo davanti al prototipo, il terzo dopo tre mesi di uso reale.
Sviluppo a tappe
Prima versione funzionante in tre settimane, poi le richieste emerse dal prototipo, poi le rifiniture dopo la messa in produzione. Alcune funzioni sono state tolte su decisione del centro, come gli SMS.
Un unico interlocutore
Sviluppo, hosting, email, backup, monitoraggio e assistenza fanno capo a Gardable, coperti da un canone annuale. Lo staff non deve occuparsi di nulla di tecnico.
Gestisci prenotazioni o richieste a mano? Si può fare di meglio.
Un primo confronto senza impegno per capire da dove partire.
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